juni 25, 2026

VA of medewerker in dienst

Je hebt meer werk dan je aankunt. Je denkt aan versterking. Maar moet dat een medewerker in dienst zijn, of is een virtueel assistent de betere keuze? Dit artikel geeft je een eerlijk vergelijk, inclusief een concreet rekenvoorbeeld. Want er is geen universeel antwoord.

Twee routes, twee werkelijkheden

Een medewerker in dienst nemen geeft je iemand die er volledig voor jou is, op een vaste plek, met een vaste rol. Een virtueel assistent werkt op afstand, voor een vast aantal uren per maand, zonder dienstverband.

Beide opties hebben reële voordelen. En beide hebben kosten en risico’s die je van tevoren moet kennen.

Rekenvoorbeeld: 20 uur per maand ondersteuning

Stel: je hebt behoefte aan 20 uur per maand ondersteuning. Denk aan agendabeheer, e-mail, wat administratie en klantcontact. Wat kost dat?

Optie A: medewerker in dienst (parttime)

20 uur per maand is slechts een halve dag per week. Dat is niet genoeg voor een normaal dienstverband. De meeste werknemers willen minimaal 12 tot 16 uur per week. Maar laten we rekenen met 20 uur per maand als minimum.

Brutoloon op minimumloonniveau (2026): circa 13 euro per uur
Loonkosten per maand: 20 x 13 = 260 euro bruto
Werkgeverslasten (circa 28 tot 32%): circa 78 euro
Vakantiegeld (8%): circa 21 euro
Totaal loonkosten: circa 359 euro per maand

Dat ziet er goedkoop uit. Maar er komt meer bij:

Wervingskosten: minimaal 500 tot 1.500 euro eenmalig
Werkplek, laptop, licenties: 50 tot 150 euro per maand
Ziekteverlof: als je medewerker ziek wordt, betaal jij twee jaar lang tot 70% van het loon door
Ontslagprocedure: bij ontslag heb je een transitievergoeding en mogelijk juridische kosten

Realistisch totaal per maand, inclusief werkplek en een reservering voor ziekte en werving: 500 tot 700 euro. Voor een hoger salaris of hogere functie loopt dat snel op naar 1.200 euro of meer.

Optie B: virtueel assistent via BusyBuster (Gemak-pakket)

20 uur per maand: 1.049 euro all-in
Geen werkgeverslasten, geen vakantiegeld, geen ziekteverlof
Geen wervingskosten, geen werkplek
Maandelijks opzegbaar
Direct beschikbaar via vaste VA, live binnen een week

Per uur is de VA duurder: circa 52 euro tegenover circa 13 euro bruto loon. Maar vergelijk je het totaalpakket, dan is het verschil kleiner. En je betaalt alleen voor daadwerkelijk gewerkte uren, zonder bijkomende risico’s.

Wanneer wint de medewerker in dienst?

Een medewerker in dienst heeft voordelen die een VA niet biedt. Wees daar eerlijk over.

Meer uren nodig. Heb je 80 uur per maand of meer ondersteuning nodig, dan is een medewerker in dienst al snel goedkoper per uur.
Aanwezigheid vereist. Sommige functies vereisen fysieke aanwezigheid, zoals een baliemedewerker, een chauffeur of iemand die producten verwerkt.
Complexe, specialistische rol. Als je iemand zoekt die diepe kennis van jouw bedrijf en branche opbouwt, specifieke software beheert of leidinggeeft, dan is een dienstverband realistischer.
Teamcultuur. Wil je dat iemand echt deel uitmaakt van je team, aansluit bij de cultuur en collega’s heeft, dan werkt een medewerker in dienst beter.

Wanneer wint de virtueel assistent?

Minder dan 40 uur per maand. Onder die grens is een VA bijna altijd goedkoper dan een medewerker, als je alle kosten meerekent.
Flexibiliteit belangrijk. Werk je projectmatig of heeft je omzet pieken en dalen? Een VA schaal je op en af. Een medewerker in dienst niet.
Snel van start. Werven duurt gemiddeld drie tot zes maanden. Een VA via BusyBuster is er binnen een week.
Risico vermijden. Geen zin in de verantwoordelijkheid van werkgeverschap? Dan is een VA de logische keuze.
Je wilt het eerst uitproberen. Een VA is een laagdrempelige manier om te ontdekken wat je daadwerkelijk kunt uitbesteden, voordat je een grotere stap zet.

De hybride aanpak

Veel ondernemers kiezen niet voor een van beide, maar voor allebei. Ze hebben een of twee medewerkers in dienst voor de kernfuncties, en een VA voor de ondersteunende taken. Zo combineer je de voordelen van aanwezigheid met de voordelen van flexibiliteit.

Conclusie: geen winnaar, wel een logica

Er is geen objectief beste keuze. Heb je weinig uren nodig, wil je snel starten en houd je niet van werkgeversrisico? Dan is een VA de betere keuze. Heb je veel uren nodig, wil je iemand fysiek aanwezig en ben je bereid te investeren in een dienstverband? Dan is een medewerker in dienst de betere keuze.

Wil je de afweging maken voor jouw specifieke situatie? Bij BusyBuster helpen we je graag nadenken over wat bij jou past. Plan een vrijblijvende kennismaking of doe de Uitbesteedscan. Geen verkooppraatje, gewoon een eerlijk gesprek.